Outsourcing è nozione tipicamente aziendalistica, con la quale si vuole definire, come affermato nel primo capitolo, un fenomeno generalmente fatto risalire all’esternalizzazione di attività, siano esse di un’impresa, di una società o della pubblica amministrazione, che normalmente avrebbero dovuto essere svolte all’interno dell’organizzazione di riferimento.
Ad ogni modo, la difficoltà avvertita soprattutto negli ultimi anni, in seguito anche a precise disposizioni giuridiche, di gestire in maniera razionale il costante incremento della documentazione, dovuta all’assenza di strumenti archivistici necessari a garantirne l’ordinato sviluppo, fatto riscontrabile indistintamente sia presso gli enti pubblici che privati, porta alla consapevolezza di dover intervenire sugli archivi, cui consegue, molto spesso, la decisione di affidarli in outsourcing.
Per Outsourcing degli archivi si intende il processo di esternalizzazione parziale o completo dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio. Quest’ultimo va interpretato come punto critico dell’organizzazione dell’ente, determinante per il raggiungimento degli obiettivi connaturati con la sua attività e che quindi assume un ruolo fondamentale relativamente all’attivazione di flussi informativi e alla loro conservazione. Si tratta di una memoria dinamica cui attingere per garantire l’apprendimento continuo e ricavare elementi che supportino il processo decisionale, le scelte strategiche e i programmi di comunicazione.
L’esigenza di ricorrere a questo tipo di esternalizzazione si è resa evidente in tempi abbastanza recenti e più specificamente dal 1984, quando la mutata normativa impose misure drastiche per la sicurezza e la prevenzione di incendi negli archivi e nei luoghi adibiti a depositi di carta. Fino a quel momento, infatti, quasi nessun ufficio, ente, istituzione pubblica o privata - in Italia - aveva pensato di delegare a terzi lo stoccaggio e la gestione del proprio archivio.
Da quel momento in poi divenne giocoforza trovare nuovi spazi per la conservazione degli archivi, alcune volte anche temporanea, che consentisse di apportare nei locali di deposito le opportune modifiche che li rendessero idonei alla loro destinazione. Ecco allora il fiorire di società che offrono il magazzinaggio degli archivi, che diventa con il passare del tempo sempre più specializzato e volto anche alla conservazione permanente e alla movimentazione dei fascicoli custoditi.
Notevole impulso all’ingresso, nello scenario archivistico, di queste società di servizi è stato dato dal d.lgs. 626/1994 in materia di Sicurezza sul Lavoro e dalla legge 675/1996 in materia di privacy e successive modifiche apportate dal d.lsg. 196/2003. I nuovi sistemi di archiviazione, infatti, in quanto utilizzano particolari tecniche elettroniche, ottiche e digitali di classificazione e codifica dovrebbero offrire maggiori garanzie dal punto di vista della riservatezza dei dati. In particolare il problema si pone in ordine alla sovrapposizione, rispetto allo schema contrattuale di reciproci diritti e obblighi delle figure tipiche individuate dalla legge, e soprattutto in ordine ai rapporti tra titolare e responsabile del trattamento. Ai sensi della legge 196/2003, la questione è risolta stabilendo che l’amministrazione proprietaria dell’archivio, rimane comunque titolare dei dati (e dei documenti), e sarà inoltre tenuta a nominare il soggetto outsourcer prescelto quale proprio responsabile, attribuendo ad esso specifiche responsabilità, quali mantenimento dei livelli tecnologici prestabiliti, garanzia dell’esercizio di specifici diritti di accesso, possibilità di valutazione del miglior trattamento, interfaccia con organi di controllo, utilizzazione dei sistemi di sicurezza, anche sotto il profilo della responsabilità penale.
L’outsourcing archivistico si pone - quindi - come obiettivo sostanziale, quello di garanzia di un maggiore livello di efficienza e qualità del servizio di organizzazione e gestione degli archivi, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia nell’ordinamento giuridico, livelli che non sempre il soggetto titolare è in grado di sostenere.
In tal senso, quando a ricorrere a tale soluzione sia un ente privato, il cui archivio non sia stato riconosciuto di notevole interesse storico con provvedimento dell’autorità archivistica, la fornitura del servizio di outsourcing è regolamentata dal complesso di norme giuridiche che disciplina i contratti.
Nei casi in cui ad avvalersi di tali servizi sia la Pubblica Amministrazione, particolare attenzione dovrà essere posta al rispetto della normativa in vigore per l’accesso alla documentazione corrente e di deposito, (disciplinato dalla legge 241/1990 e successive modifiche e integrazioni), sulla consultabilità ai fini storici degli atti conservati negli archivi (come stabilito dal d.lgs. 490/1999, integrato e modificato dal d.lgs. 281/1999), sulle disposizioni riguardanti la formazione, l’archiviazione, la trasmissione e la protocollazione dei documenti informatici, riunite dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, modificato dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice della Pubblica Amministrazione digitale integrato, a sua volta, dal d.lgs. 4 aprile 2006, n. 159, recante Disposizioni integrative correttive al d.lgs. 82/2005.
Infine, nel caso in cui il servizio di outsourcing sia richiesto da enti pubblici, statali e non statali, o di enti privati, il cui archivio sia stato dichiarato di notevole interesse storico, è fatto salvo, ai sensi del d.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, il principio della responsabilità dell’ente proprietario dell’archivio per la buona tenuta della propria documentazione. Quando si tratti di enti pubblici statali o non statali, è fatto salvo, inoltre, il principio della responsabilità del soggetto titolare dell’archivio per la corretta identificazione dei responsabili dei procedimenti amministrativi e per l’accesso alla documentazione da parte degli aventi diritto, sia per motivi amministrativi che per ricerche storiche.
Gli obiettivi perseguibili attraverso l’outsourcing archivistico, dunque, sono molteplici, ma possono essere così generalizzati e sintetizzati:
Rapidità e tempestività del processo di archiviazione e di ricerca dei documenti e delle informazioni;
Conversione dei costi fissi interni, spesso occulti, in costi variabili e controllabili;
Disponibilità di un inventario completo dell’archivio.
Ovviamente vi sono altre ragioni, che soggettivamente ciascuna organizzazione cliente può reputare più importante di quelle citate per lasciar propendere ad un affidamento in outsourcing dei propri archivi; fra queste, possono essere citate, come esempio, la possibilità di “liberare” risorse patrimoniali, tramite il disimpegno di locali o ambienti destinati ad archivio, e la decisione di riprogettare i processi aziendali.
Esternalizzare la gestione dell’archivio significa incaricare l’outsourcer di prendere atto delle esigenze del cliente, proporre le soluzioni più adeguate, trattare gli aspetti operativi come, ad esempio, le procedure da seguire, il piano di classificazione e codifica, le modalità di accesso ai documenti.
Le competenze che l’outsourcer deve possedere riguardano sicuramente la conoscenza delle tecnologie e la capacità di progettare l’intervento; risulta essere allo stesso tempo fondamentale l’esperienza in ambito archivistico, al fine di individuare le tipologie di documenti, produrre manuali per l’archiviazione, piani di classificazione e massimari di conservazione e scarto, il tutto nel pieno rispetto delle normative vigenti.
Nel 1999, in seguito ad un convegno svoltosi a Roma presso la sede dell’Unioncamere, promosso dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana è stata elaborata una relazione il cui obiettivo principale risulta essere quello di fornire un valido aiuto sia al soggetto produttore, nell’individuazione dei punti critici presenti nella gestione e nella conservazione del proprio patrimonio documentario, permettendo di individuare così le soluzioni più adatte alle proprie esigenze, sia alle società di outsourcing archivistico, che permetta loro di qualificarsi con l’offerta di servizi rispondenti a caratteristiche ben definite.
Della relazione, pubblicata con il titolo L’outsourcing archivistico: linee guida per operare una scelta, è stata pubblicata una seconda edizione, data l’attualità dell’argomento, all’interno della quale sono affrontate varie tematiche, quali le tipologie riconducibili alla gestione esterna di servizi archivistici, gli elementi alla base delle sottoscrizioni di un contratto di fornitura di servizi di outsourcing, una panoramica dei servizi e delle soluzioni offerte dalle società di record management, nonché un glossario di termini base per un linguaggio comprensibile e condivisibile in materia di esternalizzazione archivistica.
In particolare le aree di attività in cui vengono offerti servizi di outsourcing in ambito archivistico sono le seguenti:
Gestione degli archivi correnti;
Gestione degli archivi di deposito;
Gestione degli archivi storici;
Gestione ottica dei documenti.
La gestione degli archivi correnti ha come obiettivo principale la garanzia per gli utenti di disporre rapidamente dei documenti necessari al proseguimento della propria attività giornaliera o quasi. Solitamente l’intervento dell’outsourcer consiste nel fornire al committente servizi di preanalisi, riorganizzazione delle risorse e degli strumenti, la disponibilità di spazi organizzati e sicuri nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy e di sicurezza sul lavoro, oltre a tecnologia e personale altamente specializzato.
Anche se oggetto dell’intervento sono archivi di tipo cartaceo, il sistema informatico assume un ruolo fondamentale in quanto permette una gestione centralizzata delle operazioni di classificazione e di ricerca di documenti, tenendone traccia e permettendo la creazione di statistiche di utilizzo.
Fondamentale, quindi, in tal senso, è la fase progettuale volta a reperire il maggior numero possibile di informazioni sulla struttura organizzativa dell’ente e sulle necessità degli utenti, in termini di reperimento e gestione dell’informazione, nonché la registrazione della movimentazione dei fascicoli, redazione di reports e statistiche sulla movimentazione dei documenti. Il tutto, naturalmente, nel rispetto di determinati criteri tecnici, economici, progettuali.
La gestione in outsourcing degli archivi cartacei correnti si compone delle seguenti fasi di:
• Ritiro periodico della documentazione destinata all’archiviazione;
• Numerazione, codifica e timbratura della documentazione e inserimento delle chiavi di ricerca nella banca dati;
• Controllo dell’esatta corrispondenza tra i documenti presenti nell’archivio cartaceo e la documentazione presente su sistema informatico, in seguito al caricamento su file sul sistema del materiale cartaceo;
• Archiviazione fisica delle unità di deposito;
• Aggiornamento periodico on line delle banche dati possedute dall’outsourcer e dal committente, tramite eventuali collegamenti telematici;
• Periodica estrapolazione dal sistema di tutti quei fascicoli che hanno perso interesse corrente per il committente (cd. storno);
• Evasione delle richieste di consultazione, mediante consegna in originale o a mezzo fax dei documenti, nel rispetto delle modalità e dei tempi previsti dal contratto sottoscritto.
La gestione degli archivi di deposito si basa sulla definizione di procedure e sulla fornitura di strumenti adeguati per consultare fascicoli o serie documentali relative ad affari conclusi. In questo caso, l’utilizzo di un sistema informatico permette di uniformare e razionalizzare le attività relative all’archivio di deposito, attraverso procedure gestionali supportate da sistemi informatici e telematici avanzati.
Nell’attività di gestione degli archivi di deposito, l’outsourcer effettua una preventiva analisi della situazione dell’archivio, al fine di verificare se l’ente dispone di un piano di classificazione e fascicolazione dei documenti in entrata e in uscita, cosiddetto titolario di classificazione, se esiste un massimario o piano di conservazione e scarto per individuare quei documenti che saranno conservati a tempo illimitato e per determinare i limiti temporali, legali, amministrativi e fiscali, trascorsi i quali si può procedere all’eliminazione dei documenti.
Nello specifico la prima operazione che viene svolta dall’outsourcer è la presa a carico del materiale documentario, ossia il prelevamento della documentazione dagli archivi del committente e il conseguente passaggio della stessa documentazione, attraverso procedure standardizzate, nell’archivio dell’outsourcer.
Il trasferimento avviene in appositi contenitori contraddistinti da un’etichetta con codici alfanumerici e a barre a lettura ottica, che ne individuano la posizione fisica e logistica all’interno del deposito archivistico, fornendo, in maniera univoca, gli elementi per conoscerne il contenuto.
I contenitori devono essere realizzati in materiale resistente ed antipolvere, atti a preservare l’integrità fisica dei documenti durante il loro trasporto e destinati alla custodia in archivio del materiale documentario.
Contemporaneamente all’apposizione delle etichette, la documentazione viene schedata e classificata. L’attività di definizione di un piano di classificazione, in particolar modo, permette una corretta comprensione della documentazione nell’individuazione del vincolo archivistico e del principio di provenienza.
La documentazione, una volta trasferita nell’archivio dell’outsourcer può essere richiesta per essere consultata, da chiunque ne sia autorizzato a farlo. Tale consultazione può essere effettuata, previo precedente accordo, presso i locali del richiedente o presso i locali appositamente attrezzati dell’outsourcer...........
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